Rozmowy telefoniczne

Prowadzenie rozmów telefonicznych, służbowych czy prywatnych, to stały element naszego życia. Jeśli uwzględnimy poniżej wymienione zasady, z pewnością prowadzone przez nas rozmowy będą mniej stresujące, a sprawy pozytywnie załatwione.

Pamiętajcie aby zawsze dzwonić w godzinach urzędowania, np. 9:00-17:00. Starajcie się nie telefonować do domu osoby, z którą zamierzacie porozumieć się w sprawach służbowych, jeśli jednak jest to konieczne, dzwońcie w godzinach 8:00-21:00, chyba że macie jej wyraźną zgodę dzwonić później lub jest to w interesie tej osoby. Starajcie się również nie dzwonić w trakcie posiłków, w wolne soboty i niedziele. Jeśli musicie zadzwonić w dzień wolny od pracy, róbcie to po 10:00 rano.

Przystępując do trudnej rozmowy telefonicznej starajcie się przygotować wcześniej scenariusz, listę spraw, które chcecie poruszyć, a szczególnie gotowe warianty porozumienia.

Może się zdarzyć, że telefon odbierze inna osoba niż się spodziewaliście. Wtedy należy koniecznie się przedstawić. Tylko osoby, które często do siebie dzwonią i są rozpoznawane przez domowników, nie muszą się przedstawiać. Nie należy dopytywać się co aktualnie robi osoba, z którą chcecie rozmawiać, ponieważ może to być krępujące dla tej, która telefon odebrała.

Gdy macie wątpliwości co do osoby lub numeru telefonu, należy się upewnić czy dobrze trafiliście: ”Czy to numer xxx?”, „Czy to mieszkanie Państwa Kowalskich?”.

Nie jest grzecznie zaczynać rozmowę od pytania „Kto mówi?”. Jeśli nie poznajemy osoby, która odebrała słuchawkę, należy się najpierw przedstawić, upewnić się czy dodzwoniliśmy się pod dobry numer i poprosić o osobę, do której dzwonimy. Ewentualnie, po przedstawieniu się można zadać pytanie „Z kim mam przyjemność?”.

Jeśli rozmowa została przerwana z przyczyn technicznych, rozmowę wznawia ten, kto zadzwonił oraz kończy rozmowę ten, kto ja rozpoczął. Ta nadrzędna zasada obowiązuje wtedy gdy partnerzy są sobie równi. Gdy jednak jeden z rozmówców ma wyższą pozycję zawodową i gdy przejął inicjatywę, to on powinien zakończyć rozmowę.

Czasami zdarzają się kłopotliwe sytuacje, gdy podczas rozmowy bezpośredniej dzwoni telefon. Reguła pierwszeństwa podpowiada, że nie musicie odbierać telefonu. Jeśli natomiast wiecie, że rozmowa bezpośrednia trochę potrwa to można odebrać telefon, lecz rozmowa telefoniczna nie może być zbyt długa. W sytuacji gdy rozmówca wymaga poświęcenia dłuższego czasu, przeproście, że nie możecie rozmawiać i zaproponujcie, że oddzwonicie za chwilę.

Jeśli zdarzy się, że osoba towarzysząca odbierze telefon, to należy „ogłuchnąć” na czas rozmowy, zając się czymś innym, żeby nie sprawiać wrażenia, że podsłuchujemy.

Pamiętajmy, że na spotkaniach, mszach, koncertach i na innych tego typu przedsięwzięciach publicznych należy wyłączyć dźwięk telefonu komórkowego. Jeśli to pilna sprawa, można nie robiąc większego hałasu wyjść z sali i porozmawiać na zewnątrz, żeby nie przeszkadzać innym.

Na spotkaniach towarzyskich, jeśli zdarzy się, że zadzwoni telefon, to czy odbierzecie zależy od pilności sprawy oraz od tego, który rozmówca jest w danej sytuacji ważniejszy. Jeśli chcecie okazać osobie lub osobom towarzyszącym swój szacunek i dobry stosunek, lepiej nie odbierać telefonu jeśli to nic pilnego, a później oddzwonić. Osoba towarzysząca na pewno poczuje się wyjątkowo i zobaczy, że koncentrujecie na niej całą swoją uwagę.

Przy każdej rozmowie telefonicznej mówcie ciepłym tonem i uśmiechajcie się, to pomaga zbudować przyjazną atmosferę, a przecież o to chodzi w relacjach między ludźmi!